O mapeamento de processos é uma ferramenta muito usado por gestores para melhorar o desempenho de empresas e facilitando a compreensão de suas operações. Com o mapeamento de processos, uma empresa consegue visualizar de forma clara todos os processos que compõe cada etapa do seu negócio, identificando de forma mais fácil possíveis erros e acertos.
Isso é feito através da identificação e da disposição visual da sequência das tarefas que fazem parte de um processo e de outros elementos que se relacionam com esse fluxo de trabalho. Ou seja, o mapeamento é a identificação e representação das tarefas de um processo e seu fluxo.
Muitas vezes, as empresas perdem tempo e dinheiro tornando uma tarefa mais eficiente sendo que esta sequer é necessária, ou pior, é até mesmo prejudicial para o negócio. Um restaurante, por exemplo, anda enfrentando problemas com seu delivery e tem recebido muitas reclamações dos seus clientes por causa disso. Por falta de conhecimento, o gestor acaba que na maioria das vezes colocando a culpa unicamente na demora da entrega do pedido, descartando outras possibilidades. Mas será que o delivery não é apenas uma consequência de um problema administrativo do restaurante ou na produção do produto?
Com o mapeamento de processos, o responsável teria em suas mãos todas as etapas principais de todas as operações do seu restaurante destrinchadas, o que facilitaria o entendimento dos processos com mais facilidade e a visualização de possíveis problemas e suas soluções.
Então, como é possível evitar essas situações na sua empresa?
Os principais objetivos do mapeamento de processos em uma empresa são:
Entender como os processos funcionam;
Produzir documentação padrão sobre o processo: assim qualquer profissional que entre no cargo ou necessite trabalhar com determinada atividade conseguirá entender as etapas envolvidas e sua complexidade;
Realizar melhorias no processo;
Garantir que cada um dos processos sejam executados da melhor forma possível;
Proporcionar mudanças detalhadas no processo.
Quais as vantagens do mapeamento de processos para o seu negócio?
Possibilita identificar os gargalos de produção e remodelar os processos para que se tornem mais eficientes;
Relaciona as pessoas que fazem parte do processo. É possível definir funções e tarefas, trazendo mais transparência ao projeto, assim todos conseguem entender como seu trabalho pode impactar no trabalho das outras pessoas;
Possibilita a visualização das possibilidades de automatização de alguma parte ou até mesmo de todo o processo;
Facilita controlar os recursos necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo. Assim, é possível garantir que não faltem insumos dentro da cadeia produtiva;
Como fazer um mapeamento de processos? O passo a passo:
Precisamos levar em conta muitos parâmetros quando realizamos um mapeamento de processos, por causa disso nesse artigo te daremos um norte de como ocorre o passo a passo dessa implementação! Além disso, é preciso ter conhecimento de que esses passos podem variar de acordo com cada realidade e modelo de negócios da sua empresa.
· 1° Determinar o objetivo dos processos;
· 2º : Identificar as entradas e saídas de cada processo;
· 3º : Identificar os fornecedores e clientes;
· 4º : Identificar os componentes necessários;
· 5º : Classificar os processos;
· 6º : Estruturar as regras de negócio e os Handoffs;
· 7º : Documentar os processos;
· 8º : Otimizar os processos.
Um bom projeto de mapeamento, bem implementado, consegue coordenar as partes da empresa para lidar com as dificuldades citadas nesse artigo. Esperamos que você tenha entendido a importância do mapeamento de processos para a sua organização.
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