O conjunto de todas as atividades dentro de uma empresa representa um processo, ainda que ele seja informal. A otimização desses processos de negócio se dá através de ações que a organização realiza com o intuito de aumentar o desempenho deles, trazendo melhores resultados para o mercado consumidor. Posteriormente entenderemos quais são as ações que devem ser tomadas e como elas podem trazer benefícios a longo prazo para seu empreendimento, como aumento da lucratividade e vantagem competitiva, por exemplo.
Para conseguir otimizar os processos do seu negócio você precisa primeiramente identificar quais já se encontram em atividade e mapeá-los, para analisar sua funcionalidade e eficácia, isso geralmente é feito através do mapeamento de processos, também chamado de AS-IS. Após serem identificados os pontos negativos, é preciso buscar soluções para melhorar o sistema de processamento da empresa, a automação é uma ferramenta bastante utilizada neste caso. Por fim, você deve monitorar o desempenho das atividades, após serem feitas as mudanças necessárias. Sendo importante ressaltar, que a otimização e a gestão de processos são um trabalho contínuo.
Mas, afinal, quais são as vantagens de otimizar os processos do seu negócio?
1- Redução de custos
Com todas as melhorias alcançadas, como redução de erros e eliminação de etapas desnecessárias, há também a diminuição dos desperdícios, que afeta diretamente na redução dos custos do operacional. Além disso, o aprimoramento dos métodos de trabalho potencializa a produtividade, fazendo com que o tempo de entrega do serviço para o cliente seja menor e tenha maior qualidade, aumentando assim os lucros da sua empresa.
2- Redução de riscos
Ao serem corrigidas as falhas decorrentes da execução das tarefas, os riscos de erros humanos diminuem, esse é um benefício que pode ser reforçado com a automação, uma vez que, a utilização de máquinas agiliza os processos quase sempre sem interferência humana. Sendo assim, acidentes de trabalho e erros na produção são sintetizados. Ademais, é evitado que haja investimento em materiais ou ações ineficazes.
3- Aumento da eficiência
O mapeamento dos processos torna claro quem é o responsável por executar determinada atividade, e quais são os recursos e conhecimentos necessários para sua boa realização. Dessa maneira, as pessoas certas executaram as tarefas no momento certo, tornando o trabalho uniforme e efetivo, o que aumenta a eficiência do procedimento, trazendo ótimos resultados tanto para a organização quanto para seus consumidores.
Agora que entendemos um pouco mais sobre otimização e gestão de processos, assim como alguns de seus benefícios internos e externos dentro de uma organização, cabe destacar sua relevância na hora de competir ativamente no mercado, pois essa é uma ferramenta que confere maior valor às entregas de uma empresa, tornando-a referência perante seus concorrentes, por meio da qualidade do serviço oferecido. E, pode ser aplicada nos mais diversos segmentos comerciais, sejam eles clínicas, distribuidoras, restaurantes, academias, entre tantos outros. Todos esses tipos de estabelecimento possuem processos que precisam ser bem definidos e otimizados.
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