Com o aumento da competitividade dentro do mercado, cada vez mais empresas percebem a necessidade de concentrar mais a atenção no seu processo produtivo e aprimorar a gestão para assim ter um fluxo de atividade mais eficiente e, consequentemente, ganhar destaque entre o público consumidor. Nesse sentido, o mapeamento de processos é parte fundamental para a obtenção desses resultados. Mas, o que é mapeamento de processos?
Mapear processos é identificar a sequência de todas as tarefas necessárias para a realização de determinada atividade produtiva. Essencialmente, são três os tipos de processos que podem ser destacados em uma empresa:
- Processos Primários: representam os processos essenciais para a empresa cumprir sua missão. Eles são responsáveis por construir a percepção de valor pelo cliente, por estarem diretamente relacionados ao consumo do produto ou serviço.
- Processos de Apoio ou Suporte: são responsáveis pelo suporte aos processos primários e podem apoiar processos de gerenciamento.
- Processos de Gerenciamento: medir, monitorar, controlar atividades e administrar o presente e o futuro do negócio.
E quais são os objetivos?
O mapeamento de processos permite compreender as etapas produtivas da empresa e verificar de que forma elas funcionam na prática. Por meio dessa percepção, é possível se analisar a adoção de medidas, que vão trazer agilidade e padronização aos processos empresariais.
Sabendo dessa importância para o desenvolvimento do negócio, elencamos alguns passos a serem seguidos para se conseguir realizar o mapeamento em uma empresa, são eles:
Entrevistas
Nessa primeira etapa é feita a coleta de dados acerca dos processos da empresa. É um momento no qual os consultores vão conversar com os colaboradores, para se entender quais os processos que serão mapeados e como ocorre o seu funcionamento.
Montagem do mapa AS-IS
Um mapa de processos AS-IS, significa “como está”, busca demonstrar a situação atual e a realidade dos processos organizacionais, destacando alguns pontos, como, o fluxo atual, quem o desenvolverá (usuários, clientes e fornecedores), os indicadores de desempenho, para o controle, as tarefas realizadas pelos usuários e o tempo de execução do processo. Com essas informações é possível realizar a análise, a interpretação e quais serão as soluções que podem ser aplicadas para assim obter melhorias.
Verificar e validar o mapeamento
Após mapear como os processos estão operando, é necessário avaliar se todos os elementos destacados estão corretos e fazem sentido no contexto operacional. E é nesse momento que é repassado com a equipe se os pontos destacados estão todos de acordo. Essa etapa é de extrema importância para que o gestor veja os processos eficientes já existentes na empresa e confirme a veracidade das falhas identificadas no estudo.
Modelar os processos TO BE
Depois de analisada a eficácia dos processos existentes na empresa, é hora de avaliar quais são as projeções de melhoria. Para isso, os processos vão ser redesenhados estipulando como eles deveriam ser, vão ser adicionadas as sugestões de melhorias e soluções dos gargalos. Sendo assim, é importante destacar o novo objetivo, os novos gestores, o fluxo de atividades atualizado e os indicadores de performance dos processos. Essa é uma etapa em que exige do consultor e da equipe uma profunda reflexão, que vem sendo construída ao longo do projeto sobre o modo de operar da empresa, para que seja possível ser assertivo nas melhorias indicadas.
Automatizar os procedimentos
Os processos modelados pela instituição darão origem a um novo fluxo de trabalho. Uma possibilidade que deve ser observada e analisada é a automação das tarefas, para otimizar ainda mais os processos da empresa.
Monitorar os resultados
Após passar por essas etapas, é feito o acompanhamento dos processos atualizados para se obter os resultados e, ao final, é preciso monitorar a eficiência das adaptações efetuadas. Vale lembrar que o mapeamento é um processo de melhoria contínua, então deve ser uma medida cíclica, isso porque novas falhas serão percebidas ao longo do tempo, e assim novas necessidades de reorganização e melhorias.
Portanto, mapear processos empresariais pode trazer inúmeras vantagens, especialmente para os negócios que desejam se tornar mais competitivos no mercado, pois à medida que se reduz gargalos que atrapalham a performance da empresa, as atividades vão se padronizando e melhorando.
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